Assistant de Direction F/H
Posted on: 10/09/2024
Puteaux Ile-de-France France
50K - 60K per year
Temporary/Contract
Financial Services
Rattaché à un membre du board, vos principales missions seront :
- Gérer les agendas, planifier et coordonner les réunions, les formations et autres événements selon les besoins, y compris la préparation des documents de réunion, la coordination de la logistique, la préparation des informations pour les participants et la préparation de l'ordre du jour.
- Gérer les réunions régulières et ad hoc du comité. Recueillir et préparer les rapports nécessaires à utiliser lors des réunions du comité, rédiger les procès-verbaux comme l'exigent les règles. Fournir un soutien pour les présentations PowerPoint selon les besoins.
- Préparer les formulaires de demande de remboursement des dépenses en temps opportun. Préparer les bons de commande et organiser la réception une fois la facture due.
- Gérer les arrangements de voyage dans le cadre de la politique de voyage (y compris les taxis).
- Organiser tout l'équipement informatique nécessaire et résoudre les problèmes des nouveaux membres du personnel. Participer à l'administration des outils commerciaux selon les besoins.
- Fournir un soutien ad hoc aux cadres supérieurs et à leurs équipes en cas de besoin ou en cas d'absence d'autres assistants.
- Gestion du courrier/lettre (réception, numérisation et expédition selon les sociétés propriétaires).
- Effectuer d'autres tâches et projets selon les besoins.
Profil
- Diplôme administratif/diplôme de secrétariat ou expérience équivalente.
- Expérience avec un volume de travail élevé et des délais serrés.
- Une expérience antérieure dans un rôle similaire serait grandement bénéfique.
- Compétences organisationnelles supérieures - capacité à effectuer plusieurs tâches efficacement et à gérer la pression du temps.
- Capacité avérée à coordonner efficacement les calendriers, les horaires et les réunions.
- Capacité à tenir des procès-verbaux et une correspondance précis et opportuns.
- Excellentes compétences informatiques avec divers progiciels, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
- Excellentes compétences en communication (maîtrise de l'anglais).
- Capacité à maintenir un haut degré de confidentialité et de professionnalisme en tout temps.
- Capacité à travailler de manière autonome et à s'adapter rapidement aux circonstances changeantes.
- Excellentes compétences interpersonnelles, bonne capacité d'écoute, capacité à traiter avec la haute direction, capacité à interagir facilement à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise.
- Esprit d'équipe.
- État d'esprit positif et enthousiaste, avec une attitude « can do ».
- Déterminé à faciliter les situations afin d'obtenir des résultats.
Poste à pourvoir immédiatement basé à La Défense
Rémunération selon profil (50-60k€)