Executive Assistant F/H
Posted on: 02/06/2025
Paris Ile-de-France
EUR 55K - 70K per year
Permanent
Legal and Professional Services
Dans le cadre de l'ouverture du bureau à Paris, vos missions seront :
- Gérer proactivement les agendas des avocats, établir les priorités et résoudre les conflits de rendez-vous avec discernement.
- Gérer les boîtes de réception des avocats et la sienne propre, en veillant à ce que les emails liés aux clients ou aux dossiers soient traités et classés dans iManage en temps opportun.
- Gérer le processus de facturation en collaboration avec l’équipe Finance.
- Assurer l’ouverture de nouveaux dossiers clients, effectuer les vérifications de conflits et rédiger/modifier les lettres de mission.
- Organiser des déplacements complexes et préparer des itinéraires détaillés.
- Assurer la gestion et la mise à jour des contacts des avocats dans InterAction.
- Maximiser l’efficacité du classement, en veillant à ce que tous les dossiers clients, qu’ils soient électroniques ou physiques, soient complets et à jour.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Saisir, si nécessaire, les feuilles de temps des avocats dans Intapp Time.
- Modifier et formater des documents, tableaux et présentations, et effectuer une relecture minutieuse pour garantir une qualité optimale.
- Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle et rapide, prendre et transmettre des messages complets, vérifier régulièrement la messagerie vocale et répondre aux messages si nécessaire.
- Remplir et soumettre les notes de frais en utilisant les codes de facturation appropriés (frais de déplacement et autres dépenses).
- Effectuer diverses tâches administratives : dactylographie, photocopies, reliures, numérisation de documents, classement et soumission de rapports hebdomadaires sur le développement commercial.
- Développer et entretenir des relations professionnelles avec les avocats, les clients et leurs homologues.
- Anticiper les besoins des clients internes et externes, répondre aux attentes et garantir une qualité de service optimale.
- Travailler en équipe, encourager un esprit collaboratif au sein du cabinet et partager ses connaissances avec ses collègues.
- Minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire dans un environnement corporate, juridique ou bancaire.
- Maîtrise des outils bureautiques
- Sens aigu du détails
- Anglais Bilingue