Office Manager F/H
Publiée depuis : 02/04/2024
Paris Ile-de-France France
EUR 35K à 40K par an
CDI
Industrie
Rattaché au président de la société, vos principales missions seront :
- Prendre en charge les sujets confiés par la Président : préparations des réponses aux emails, courriers, prises de contacts internes et externes, suivi de l’exécution de projet / plans d’actions
- Assister le Président et la Direction du Groupe
- Appuyer les membres du CODIR dans la planification et l’organisation des rendez-vous et réunions nécessaires à l’activité (Commande des plateaux repas, réservation des salles, réunions CSE, COPIL, …)
- Préparer des présentations et autres notes
- Rédaction de comptes-rendus de réunion
- Prendre en charge les différentes activités administratives de la Direction (organiser les déplacements, suivre les congés du CODIR, saisir et contrôler les notes de frais)
- Gestion du site de Paris
- Commander les fournitures et consommables du site
- Participer activement au projet de relocalisation et à l’organisation au quotidien de l’espace des bureaux
- Gérer les relations avec le prestataires externes et visites périodiques (bailleur, prestataire de nettoyage, contrôle sécurité, La Poste …)
- Gérer la communication interne :
- Diffusion des informations Groupe en partenariat avec l’équipe Marketing / Communication
- Organisation des évènements internes en partenariat avec l’équipe Marketing / Communication
- Rédiger et veiller à la diffusion dans les temps des informations sur les nouveaux entrants
- En appui des managers, coordonner la mise en place des parcours d’intégration
- Gestion Administrative
- Traitement des courriers, impression et reliures
- Gestion de la carte bancaire du Groupe
- Gestion de la flotte automobile en partenariat avec les services achats généraux (carte verte, PV routiers du Groupe..)
- Archivage
- Veiller à la disponibilité des modèles de documents à jour (Papiers en-têtes, Kbis, …)
- Bac +2
- Maîtrise des outils de bureautique, notamment le pack office
- Maîtrise de la stricte confidentialité des informations
- Connaissance des outils collaboratifs (planning partagé, réseau d’entreprise…)
- Maîtrise les techniques de secrétariat (Prise de note, numérisation, classement, archivage…)
- Bonnes qualités relationnelles
- Bon esprit de synthèse et d’analyse
- Être à l’aise au téléphone
- Être polyvalent et réactif
- Être capable de gérer le budget est apprécié
- Anglais B2
Rémunération : 35-40k€ selon profil +15% de variable